Strumenti necessari per lo Smart Working – parte I

Smart working strumenti

Di strumenti digitali necessari per lo smart working ce ne sono davvero tanti in rete, anche gratis, ma le varie app in cloud (per liberarsi quindi dai costi di gestione di software e infrastrutture) che garantiscono la massima sicurezza e professionalità, non sono mai gratuite se sono unificate in una suite, un insieme di programmi gestibili tutti da una sola interfaccia e integrati tra loro.

In questo primo articolo di una serie di tre, vi espongo le caratteristiche che deve avere la prima applicazione che viene in mente quando si parla di lavoro agile: quella per la collaborazione e la gestione dei documenti. Le informazioni devono poter essere create (documenti di testo, fogli di calcolo), caricate (qualsiasi tipo di file) o sincronizzate, modificate e condivise facilmente, in totale sicurezza; organizzate e visibili in base a ruoli o permessi; strutturate per la definizione e l’ottimizzazione del flusso di lavoro (workflow).

La documentazione deve poter essere immagazzinata sia online che offline e condivisibile, all’occorrenza, anche all’esterno dell’organizzazione, con i clienti, rispettando i requisiti di conformità alla legislazione nazionale e compliance. Importante quindi anche la possibilità di firma digitale e di crittografia, oltre che di scansione e conversione del cartaceo. L’accesso e la gestione documentale deve poter avvenire sia da casa con qualsiasi browser, che in mobilità, tramite smartphone e tablet, a prescindere dal sistema operativo.

Fondamentale poter pagare, senza sottoscrizioni annuali, i mesi consumati, senza obblighi di rinnovo, in base al numero di collaboratori e solo per le funzionalità necessarie alla specifica azienda; poter aumentare gradualmente anche gli strumenti a disposizione, che possono essere integrati in un secondo momento, quando se ne volessero utilizzare altri per migliorare ulteriormente la produttività e dei quali scriverò nei prossimi due articoli sull’argomento (parte II). Per approfondimenti sulle caratteristiche di questo primo modulo app, o degli altri due, autonomi ma anche integrabili, puoi richiedere maggiori informazioni.